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Mitarbeiter Self-Service

Flexibles, modulares System für jedes Unternehmen

Transparenz und Vertrauen schaffen, Eigenverantwortung fördern

Das Self-Service Portal ist die perfekte Ergänzung zur Zeitwirtschaft-Suite. Ob im Intranet, Extranet oder auf mobilen Geräten,  jedem Mitarbeitenden kann der Zugriff auf seine Arbeitszeitdaten gewährt werden. Mit dem Workflow Modul schaffen Sie Vertrauen und integrieren den Mitarbeitenden als auch den Vorgesetzten in den Datenerfassungsprozess. Das Thema Arbeitszeit hat für viele Mitarbeitende einen sehr hohen Stellenwert und nachweislich einen grossen Einfluss auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. 

Der Einsatz von Mitarbeiter-Portalen hilft, Transparenz und Vertrauen zu schaffen. Mithilfe des Mobatime Self-Service-Portals binden Sie die Belegschaft in den Arbeitszeitprozess mit ein. Sie übergeben die Administration der Präsenz- und Absenzzeiten dorthin, wo sie entstehen, nämlich beim Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Damit fördern Sie die Eigenverantwortung und leisten einen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Systemübersicht

Die Zeitwirtschaft-Suite JBM befindet sich bereits in der sechsten Generation. Sie verfügt über einen sehr grossen Funktionsumfang und ist im hohen Grad parametrierbar. Die Lösung JBM ist skalierbar und lässt sich in jeder Branche einsetzen. Nach einem detaillierten Audit entwickeln unsere Projektleiter die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Umsetzungsstrategie. Ist die Parametrierung erstellt, profitieren Sie von einem auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Mobatime Zeiterfassungssystem.

 

Selfservice Portal

Das Portal ist die zentrale Schaltstelle für den Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Über rollenbasierte Benutzerrechte wird festgelegt, wie weit die Belegschaft in den Erfassungs- und Administrationsprozess miteinbezogen wird.

 

Mitarbeitende

Der Mitarbeiter Self-Service ermöglicht dem Mitarbeitenden, seine Präsenz- und Absenzzeiten sowie seine Zeitsalden abzufragen. Zudem stellt das Portal, sofern die Berechtigung vorliegt, folgende Funktionen zur Verfügung:Personalstamm mit Vertragsfunktion.

  • Stempeln am PC
  • Korrigieren oder Erfassen von Stempelungen
  • Absenzanfragen stellen
  • Aufrufen von Team-Abwesenheitsübersichten und Anwesenheiten
  • Ausdruck von Monatslisten
  • Spesenerfassung

Vorgesetzter

Gemäss der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens werden die Mitarbeitenden in Workflow-Gruppen zusammengefasst und einem Vorgesetzten zur Bearbeitung zugewiesen. Es stehen folgende Funktionen im Portal zur Verfügung:

  • To-do-Liste für die Validierung der Anträge
  • Quittieren von Unregelmässigkeiten
  • Visieren von Korrekturen, Absenzanträgen und Spesen
  • Umfangreiche Absenzübersichten
  • Zugriff auf Reports
Mobatime-ecran-cockpit

Übersichtliches User Interface

 

Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, bei der sich der Administrator sofort zurechtfindet, ist uns ein grosses Anliegen. Der Nutzer unserer Lösung soll möglichst schnell die Tagesarbeiten erledigen können, jederzeit Transparenz in der Zeitabrechnung haben und auf Knopfdruck die gewünschten Auswertungen erhalten.

Mobatime-ecran-Détail-journée

Alle Daten immer im Blick

 

Mit der Cockpit-Funktion werden alle für Sie relevanten Informationen direkt auf dem Einstiegsbildschirm angezeigt. Sie entscheiden, welcher Inhalt dargestellt werden soll. Ob Absenzen, Zeitsalden der Mitarbeitenden, Fehlerliste oder Anwesenheitsübersicht - mithilfe des Cockpits haben Sie alles im Blick.

Berechtigungs- und Visierungskonzept

Die Workflow-Benutzerprofile werden durch das HR unternehmensweit festgelegt. Das heisst, die zentrale Stelle bestimmt, welche Absenzgründe den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, ob Korrekturen von Stempelungen erlaubt sind oder ob allenfalls für eine Gruppe von Mitarbeitenden nur die Ansicht auf die eigenen Daten gewährt werden soll. Das HR behält dabei immer den Überblick über die Daten und erteilt die Zugriffsrechte sowohl für den Mitarbeitenden als auch den Vorgesetzten.

Nebst anderen Faktoren ist das Visierungskonzept ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Nutzung des Mitarbeiter Self-Service. Alle Prozessbeteiligten müssen ihre Rolle gemäss dem Umsetzungskonzept wahrnehmen, denn nur verlässliche Daten bringen die erwünschte Zeitersparnis.

 
Selfservice Prozess-1

Die vom Mitarbeitenden eingetragenen Daten werden automatisch mit dem Vermerk "zur Prüfung" gekennzeichnet. 
Via einem Ampelsystem sieht der Mitarbeitende direkt auf dem zentralen Übersichtsbildschirm den Status seiner Eingaben.

Dem Vorgesetzten steht für den effizienten Freigabeprozess eine To-do-Liste zur Verfügung. Mit Klick auf ein zu visierendes Ereignis werden automatisch die Arbeitszeitdetails angezeigt. Der Vorgesetzte hat somit volle Transparenz, um die Eingabe zu visieren oder abzulehnen.

Das HR überwacht die Einhaltung des Self-Service-Prozesses. Über die Übersichtsfunktion wird geprüft, ob alle Einträge bearbeitet worden sind. Ist dies der Fall, kann der Lohndatenverarbeitungs-Prozess angestossen werden, der automatisch die Sperre der Daten für Mitarbeitende und Vorgesetzte auslöst. Korrekturen können danach nur noch von den Administratoren (HR) gemacht werden.

Mobatime macht Zeiterfassung einfach und effizient

access-time
  • Transparenz für Mitarbeitende und Vorgesetzte
  • Entlastung des HR
  • Präsenz- und Absenzzeiten werden dort administriert, wo sie entstehen
  • Freie Zuweisung von Mitarbeitergruppen zu Vorgesetzten (Visierstelle)
  • Verlässlicher Visumsprozess
  • Durchgängiger Prozess vom Antrag bis zur Freigabe -> keine Medienbrüche
  • Generelle Zeitersparnis auf allen Stufen

 

Welche Potentiale haben Sie?

Sind Sie bereit für eine effizientere Zeiterfassung und mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen? Entdecken Sie mit uns ungenutzte Potenziale für höhere Profitabilität sowie gesteigerte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

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