Personaleinsatzplanung
Die richtigen Mitarbeitenden - zur richtigen Zeit - am richtigen Ort
Unterstützung, die spürbar entlastet
Planen ist anspruchsvoll. Verfügbarkeiten ändern sich kurzfristig, Qualifikationen müssen stimmen, gesetzliche Vorgaben sind einzuhalten – und am Ende soll der Plan stehen, bevor die Schicht beginnt. Das Mobatime System ist so aufgebaut, dass der Planer genau das bekommt, was er braucht: alle relevanten Informationen auf einer Oberfläche, ohne Suchen und ohne manuelle Doppelarbeit.
Das System schlägt geeignete Mitarbeitende automatisch vor – auf Basis von Verfügbarkeit, Qualifikation und aktuellem Zeitsaldo. Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten und Maximalarbeitszeiten werden bei der Planung automatisch geprüft und Konflikte sofort angezeigt.
Voller Überblick – für bessere Entscheide und kontrollierte Kosten
Unter- oder Überbesetzung erkennen Sie, bevor die Schicht beginnt. Das System zeigt in Echtzeit, welche Mitarbeitenden verfügbar sind, welche Qualifikationen vorhanden sind und wie die aktuellen Zeitsalden aussehen. Für den Planer bedeutet das: weniger Suchaufwand, schnellere Entscheide. Für den Abteilungsleiter: ein verlässliches Bild der Ressourcensituation, das als Grundlage für Budgetentscheide und Personalsteuerung dient.
Unkontrollierte Mehrstunden entstehen oft nicht durch schlechte Absichten, sondern durch fehlende Transparenz im Planungsprozess. Mit dem Mobatime System sehen Sie bereits auf Stufe Planung, ob Sie im Budget liegen – bevor die Kosten entstehen. Bedarfsmodelle für Sonderereignisse wie Brückentage oder saisonale Spitzen lassen sich vorbereiten und bei Bedarf aktivieren. Ein Soll-Ist-Vergleich zwischen geplantem Einsatz und Budgetvorgabe ist jederzeit abrufbar.
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Mitarbeitende wissen, woran sie sind
Transparenz in der Planung wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Mit dem Mobatime Mitarbeiter-Self-Service sehen Mitarbeitende ihren Einsatzplan jederzeit über die App auf dem Smartphone oder den Browser ein – von unterwegs, zu Hause oder direkt vor Ort.
Über die App tragen Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten selbst ein. Der Planer sieht diese Angaben in Echtzeit und kann sie direkt bei der Planung berücksichtigen – ohne Telefonate, ohne Rückfragen. Absenzanfragen stellen Mitarbeitende ebenfalls über die App; der Planer erhält diese strukturiert zur Prüfung und Freigabe.
Optional steht eine Dienstbörse zur Verfügung: Mitarbeitende können Dienste selbst tauschen, der Planer behält die Kontrolle. Rollenbasierte Benutzerrechte legen fest, wer was sehen und beantragen darf. Das Ergebnis: weniger Rückfragen, weniger Missverständnisse, mehr Akzeptanz auf beiden Seiten.
Bedarfsplanung, Einsatzplanung und Zeiterfassung im Zusammenspiel
Die Mobatime Zeitwirtschafts-Suite ist modular aufgebaut. Sie entscheiden, mit welcher Ausprägung Sie starten – und ergänzen das System schrittweise.
Bedarfsplanung: Legen Sie pro Bereich fest, wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation zu welcher Zeit benötigt werden. Saisonale Schwankungen und Sonderereignisse decken Sie mit zusätzlichen Bedarfsmodellen ab. Ein Echtzeit-Vergleich zwischen geplanter Zeit und Budgetvorgabe zeigt Ihnen sofort, wo Sie stehen.
Einsatzplanung: Erstellen Sie den Dienstplan auf Basis des ermittelten Bedarfs. Das System schlägt Ihnen geeignete Mitarbeitende vor – aufgrund von Verfügbarkeit, Qualifikation und aktuellen Zeitsalden. Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten werden automatisch berücksichtigt.
Zeiterfassung: Die Planvorgaben bestimmen die Zeitzonen für die Abrechnung. Ist-Daten werden via Erfassungsterminal, Smartphone-App oder im Plan=Ist-Modus erfasst. Alle Absenz- und Zeitkonten sind auf dem aktuellen Stand – ohne manuelle Nachführung.