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Mitarbeiter Self-Service

Mit dem Mobatime Self-Service-Portal erledigen Mitarbeitende und Vorgesetzte ihre Arbeitszeitadministration selbst: jederzeit, ortsunabhängig, direkt im Browser oder dem Smartphone.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Arbeitszeit ist ein sensibles Thema – für Mitarbeitende ebenso wie für das HR. Wer jederzeit Einblick in seine Zeitkonten hat, Anträge selbst stellen und den Freigabestatus direkt verfolgen kann, stellt weniger Fragen und hat mehr Vertrauen in den Prozess.

Studien zeigen: Transparenz bei der Arbeitszeit gehört zu den Faktoren, die die Zufriedenheit am Arbeitsplatz nachweislich beeinflussen.

Der Self-Service macht das möglich, indem er Verantwortlichkeiten klar verteilt: Mitarbeitende und Vorgesetzte administrieren Arbeitszeiten dort, wo sie entstehen – das HR definiert die Spielregeln, legt Berechtigungen fest und behält die abschliessende Kontrolle. Absenzanträge, Stempelkorrekturen und Spesenerfassung laufen über einen einzigen, strukturierten Prozess – vom Antrag bis zur Freigabe, ohne Medienbrüche und ohne manuelle Weitergabe.

Das Ergebnis: weniger Koordinationsaufwand, verlässlichere Daten – und ein HR, das sich auf Aufgaben konzentrieren kann, die wirklich Aufmerksamkeit verdienen.

HR entlasten

Präsenz- und Absenzzeiten werden dort administriert, wo sie entstehen – beim Mitarbeitenden und Vorgesetzten.

Transparenz schaffen

Jeder Mitarbeitende sieht seine aktuellen Zeitsaldi, offene Anträge und den Freigabestatus – jederzeit, ohne Rückfragen.

Prozesse sichern

Ein strukturierter Visierungsprozess stellt sicher, dass nur geprüfte Daten in die Lohnverarbeitung fliessen.

Mobatime Büroarbeiter vor seinem Dashboard

Weniger Koordinationsaufwand, mehr Eigenverantwortung

Jede Absenzanfrage, die per E-Mail beim HR landet, jede Stempelkorrektur, die telefonisch besprochen werden muss – das kostet Zeit auf allen Ebenen.

Mit dem Mobatime Self-Service-Portal übergeben Sie die Administration der Arbeitszeiten direkt an die Basis: Mitarbeitende stellen Absenzanträge selbst, korrigieren fehlende Stempelungen und sehen ihre Zeitkonten jederzeit ein. Vorgesetzte erhalten Anträge zur Freigabe und behalten den Überblick über Abwesenheiten im Team.

Das HR gewinnt Zeit und behält dennoch die volle Kontrolle: über Benutzerrechte, Prozessvorgaben und die abschliessende Freigabe der Lohndaten.

M7 Self Service Portal
M7 Self Service Aktion
M7 Self Service Jumbo
Mobatime Mitarbeiter Self-Service Portal

Das Portal aus Sicht des Mitarbeitenden

Von einem zentralen Einstiegsbildschirm aus rufen Mitarbeitende alle relevanten Funktionen auf. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine Schulung. Das Portal läuft im Browser auf dem PC oder dem Smartphone. Je nach Berechtigungsstufe stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Präsenzzeiten, Absenzzeiten und Zeitsalden einsehen

  • Stempelungen korrigieren oder nacherfassen

  • Absenzanträge stellen (Ferien, Krankheit, weitere Absenzkategorien)

  • Team-Abwesenheitsübersicht aufrufen

  • Spesen erfassen – inklusive Belegfoto direkt via Smartphone

  • Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen und Tätigkeiten verteilen

  • Monatslisten ausdrucken 

Welche Funktionen einem Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, legt das HR unternehmensweit über Benutzerprofile fest – flexibel, gruppenbezogen und ohne Eingriff in die Applikation selbst.

Mobatime Besprechung vor dem Laptop im Büro

Das Portal aus Sicht des Vorgesetzten

Vorgesetzte werden gemäss der Aufbauorganisation des Unternehmens als Visierstellen definiert. Sie erhalten Anträge ihrer Mitarbeitenden zur Prüfung und Freigabe – übersichtlich aufbereitet, ohne manuelle Weitergabe. Im Portal stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • To-do-Liste mit offenen Anträgen und Korrekturen

  • Visieren oder Ablehnen von Absenzanträgen, Stempelkorrekturen und Spesen

  • Quittieren von Unregelmässigkeiten

  • Übersicht über Abwesenheiten im Team

  • Zugriff auf Reports und Zeitkonten der zugewiesenen Mitarbeitenden

Mit einem Klick auf einen Antrag werden die relevanten Arbeitszeitdetails direkt angezeigt – der Vorgesetzte hat volle Transparenz und kann fundiert entscheiden.

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Das HR behält die Kontrolle – immer

Das Berechtigungskonzept des Self-Service-Portals wird vom HR unternehmensweit festgelegt. Per Benutzerprofil wird definiert, welche Absenzkategorien einem Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, ob Stempelkorrekturen erlaubt sind und welche Gruppen nur Lesezugriff erhalten.

Alle Eingaben der Mitarbeitenden werden automatisch mit dem Status «zur Prüfung» versehen. Ein integriertes Ampelsystem zeigt dem Mitarbeitenden direkt auf dem Übersichtsbildschirm, in welchem Freigabestatus sich seine Einträge befinden. Offene, genehmigte und abgelehnte Anträge sind auf einen Blick erkennbar.

Das HR überwacht den gesamten Prozess über eine Kontrollübersicht: Sind alle Einträge bearbeitet, kann der Lohndatenverarbeitungs-Prozess angestossen werden, der automatisch die Sperre der Daten für Mitarbeitende und Vorgesetzte auslöst. Korrekturen danach sind ausschliesslich durch HR-Administratoren möglich.

Mitarbeiter Self-Service live erleben

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Häufige Fragen zum Mitarbeiter Self-Service

Der Umfang hängt von den Berechtigungsprofilen ab, die das HR festlegt. Grundsätzlich verfügbar sind: Zeitkonto- und Saldoabfragen, Absenzanträge, Stempelkorrekturen, Spesenerfassung und Monatslisten. Optional können Aktivitätenerfassung und Teamübersichten freigeschaltet werden.

Nein. Die Benutzeroberfläche ist auf minimale Klicktiefe ausgelegt. Die meisten Mitarbeitenden finden sich ohne Einführung sofort zurecht. Um Sicherheit in den Erfassungsprozessen zu garantieren, hat sich eine intern durchgeführte Kurzinstruktion bewährt. Für die Systemadministration durch das HR empfiehlt Mobatime eine kurze Einführung im Rahmen des Einführungsprojekts.

Ja. Das Self-Service-Portal läuft als APP und ist für mobile Geräte optimiert. Mitarbeitende können Anträge stellen, Zeiten einsehen und Spesen – inklusive Belegfoto – direkt vom Smartphone aus erfassen. 

Das HR. Über Benutzerprofile wird unternehmensweit definiert, welche Funktionen welchen Gruppen zur Verfügung stehen. Die Zuweisung der Mitarbeitenden zu Vorgesetzten (Visierstellen) erfolgt gemäss der internen Aufbauorganisation.